はじめての翻訳依頼：クレーム編
はじめて翻訳を外注し翻訳物が納品された後、残念ながら期待した品質ではなかった場合、どのような対応をすれば良いでしょうか。また、短期間で、効率的にクローズさせるにはどのようにしたらよいでしょう。本記事では、はじめて翻訳を依頼する方を対象に、翻訳依頼のコツを簡単にまとめてみました。
何が問題か明確にする
翻訳について不満が生じた際、様々な切り分けができますが、代表的なものとして以下のようなものがあります。
例1）翻訳されていない箇所がある 例2）誤訳がある 例3）何が問題かわからないが、翻訳が良くない |
例えば上記のような問題に対しては、どの箇所、どの単語（文章）に問題があるかを具体的に洗い出しましょう。より具体的な情報があれば、問題解決は早いです。
*もちろん上記以外にも様々な問題が生じるものですが、それは別の機会にご案内します。
見積時の仕様を確認し、翻訳会社に連絡する
翻訳会社に依頼した際に、どのような仕様で発注していたのかを予め確認しておくことが肝要です。発注側と翻訳者側の認識にズレが生じているケースがあるからです。
それほど具体的な仕様を設けていない場合（例えば、品質重視、PDFをWordに変換して納品する、などの仕様以外はある程度翻訳会社に任せていた場合）は、どのような作業者がどのようなプロセスで作業を行ったのかを、翻訳会社の担当者に確認しておくと良いでしょう。
翻訳会社側の対応
お客様からクレームを受けた場合、翻訳会社では、不具合の原因調査とリカバリー対応を行います。お客様との間で仕様にズレはないか、作業者に問題がなかったか、適切な作業工程がとられていたかなどです。
例1）翻訳されていない箇所がある →単純に作業漏れの可能性もありますが（これはごく稀なケース）、翻訳環境に起因するもの（翻訳支援ツールから翻訳テキストを吐き出した際に、適切に原文がとりこまれていなかったなど）もあります。これらの場合は急いで翻訳して再納品します。 またもともとの仕様で翻訳不要箇所がなかったかなどを確認します。 例2）誤訳がある、不統一 →翻訳を再度確認し、修正の対応をします。お客様から修正案が出ている場合は、その修正内容に問題が無いか確認を行います。 例3）何が問題かわからないが、翻訳が良くない →翻訳会社側で修正対応できるケースとできないケースがあります。具体的な修正指示（●●●の一文を△△△としてください）や単語の置換であれば対応は問題ないのですが、翻訳上は間違っていないが再翻訳を依頼されるケースなど（好みによる修正）では対応が難しいことがあります。両方が混在することもありますので、その場合はまず問題を切り分けて検討する必要が生じるため、問題解決とリカバリーに時間がかかります。 |
ただし、翻訳会社が提供するサービスによっては最初からリカバリー対応が難しいものもあります。例えば、内容確認の目的で依頼した機械翻訳の出力結果に人間並みの翻訳品質を求めるのは難しいですし、納期の事情で依頼した簡易翻訳（品質チェックなどを経ない翻訳）に対しても同様です。これらは、品質が納期/コストとトレードオフになる関係のため、事前にリスクを把握しておくことが重要です。
満足のいく翻訳を得るために
せっかく外注した翻訳に不満が生じてしまったのでは、コストも時間も無駄になってしまいます。今後は外注せずに社内で翻訳、となってしまうと大変です。
そういった状況に陥らないために、翻訳依頼前や翻訳納品後にひと手間加えるだけで、ある程度リスクヘッジができます。
-翻訳依頼前：翻訳の文書の内容や用途、参照物の有無を伝える 特に英語以外の言語で書かれた文書を翻訳する際、翻訳会社の担当者もどのような内容の文書か判断できない可能性があります。結果として作業者のアサインに時間がかかったり、最悪の場合、適切な作業者にアサインができなかったりします。 海外の取引先から送られてきた契約書、社内での議事録、などごく簡単な情報でも良いので内容を簡単に伝えることと、社内向けor社外向け文書なのかを伝えると、より作業者や作業工程を検討しやすくなります。 また、準拠して欲しい用語リストや参照資料などを作業前に用意しておくことも有効です。 |
-翻訳納品後：お客様内での修正結果や、社内でのフィードバックを伝える。 納品後にフィードバックがなければ特に問題ないと翻訳会社は考え、同じような翻訳を用意するはずです。 もしお客様側で翻訳の修正を行ったり、社内でフィードバックがあった場合は、翻訳会社に共有すると次回以降の改善に役立ちます。 （例えば、プレスリリースなど、公開文書の翻訳をした場合は、作業者も確認するものですが、修正が入っていた場合にそれが翻訳上の問題なのか、そうでないのかはわからないため、好ましくはフィードバック（どのような意図で修正をしたのか）を共有するとよいです。） |
まとめ
翻訳に関する受発注、納品対応などはともすればメールや電話でも済んでしまいがちです。
今後定期的に翻訳を発注したい場合はあらゆる文書を想定して、事前に仕様をしっかり作り込んでおくと良いでしょう。また、翻訳会社との定期的な打合せなども有用です。
懸念事項やリクエスト、小さなことでも相談しあえる関係を築くことも、満足のいく翻訳を得るために必要かもしれません。
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