改正法への対応はお済みですか？電子帳簿や電子ファイルの保存のコツ
2023年10月からインボイス制度が始まり、今年の1月からは帳票の電子保存の義務化も開始されています。
そこで今回は見落としがちな、電子証憑ファイルの整理のコツをまとめてみました。普段帳票にかかわらない人でも、必要な資料の整理整頓に役立つコツを紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次[非表示]
- 1.電子ファイル名の必須項目とは
- 2.ネーミングルールを決めておく
- 3.フォルダの階層で整理をする
- 4.その他のコツ
- 5.まとめ
- 6.川村インターナショナルのサービス
電子ファイル名の必須項目とは
国税庁のサイトを確認いたしますと電子証憑ファイルの検索要件の必須項目として下記の3つが挙げられています。
- 取引年月日、勘定科目、取引金額、その他のその帳簿の種類に応じた主要な記載項目により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索出来ること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
一見、会計伝票にファイル添付しておけば大丈夫じゃないかと思われがちですが、下記の更なる必須条件が記載されています。
- 税務調査などの際に電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること。
ほかにも会計監査など、証憑だけの提出を求められる場合も少なくありません。迅速に対応するためには普段より証憑のファイル名ルールを作り、整理しておく必要があります。
ネーミングルールを決めておく
検索するためのファイル名の項目順は問われておりません。現場に合わせたネーミングルールを検討して選んでいきましょう。
例として「A翻訳会社からの支払請求書」のファイル名を付けてみましょう。下記は代表的なネーミングの一例です。
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a) 日付基準
代表的なファイル名の付け方です。月々の証憑件数や費用科目が多い現場に適しています。
b) お取引先名基準
固定のお取引先に対して月々の証憑件数が多い現場に適しています。
c) 証憑種類基準
月々の証憑件数が少ない現場に適しています。
d) 勘定科目基準
同一費用科目の支払件数が多く、固定の取引先への支払件数が少ない現場に適しています。
注意点としては、担当者間で勘違いが発生しないように、ファイル名日付のルールを必ず決めておきましょう。例えば支払請求書ならば、計上月の締日基準か、支払実行日基準かなど、明確に決めておくことが大切です。
フォルダの階層で整理をする
月々の証憑が多い現場は、項目別にフォルダに分けて整理をするとより明確になります。
ここで注意しなければならないのが、同じ名前のフォルダは作らないということです。毎月同じ項目のフォルダを作成することになりますが、その際に「yyyy.mm-請求書」という風に年月を付けておくと検索時の混乱が避けられます。反対に証憑件数の少ない現場では、階層を分けすぎると検索の妨げになることもありますので、その場合は必要以上にフォルダで分けないようにしましょう。
その他のコツ
ここでは検索の拾いもれをしないように、またファイル名の入力順番を間違えないようにするコツでを4つ紹介します。
① 区切り記号を入れて情報を明確にする。
ひとつのファイル名に4つ以上の情報を入れなければいけませんので明確に把握できるように“-”，“”などの区切記号を入れるようにします。
例：yyyy.mm.dd_A株式会社_翻訳料_000,000円
② 検索条件を揃える
・カナ入力の全角半角を定める
・法人略称の入力ルールを定める（例：株式会社，(株)，㈱ ）
・日付の桁数を合わせる（例 1日or 01日）
併せて、2024/01/01を20240101と表記するよりも2024.01.01と表記したほうが日付として認識しやすくなるのでおすすめです。
③ 修正データの表記ルールを決める
基本的にファイル名末尾に追加します。修正ファイルの作成日も追加しておくとより正確です。
例：yyyy.mm.dd_A株式会社_翻訳料_000,000円_修正版yyyy.mm.dd
④ ファイル名フォームを単語登録しておく
入力時短とファイル名の入力順番ミスを防ぐことが出来ます。Windows11でしたら下記の手順で登録が出来ます。
1）画面下のタスクバーにある「あ」などの下にカーソルを合わせ右クリックします。
2）メニューが表示されますのでその中から「単語の追加」を選択します。
3）ファイル名の基本フォームを登録します。
例として下記のように区別しやすいように“よみ”で登録しておきます。下記の画像の例では、「しはらい」と入力すると登録した基本フォーム「2024.._支払い請求 _円」が表示されるようになります。入力ミスも防ぐことができ、スピード化にも役立ちます。お得意先の社名も単語登録しておくとより便利です。
まとめ
電子証憑ファイル名のネーミングのコツについてまとめてみましたがいかがでしたでしょうか。
今回は電子証憑だけに絞りましたが、毎月使うデータへのネーミングルールなど、業務効率化につながる便利なコツや裏技はまだまだあります。普段からきちんと整理をしておくことで、安心してあらゆる状況に対応できるかと思います。
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