当社は仕事柄、各国に取引先やパートナー企業がいるため、パンデミック前からウェブ会議ツールを使用したミーティングをよく行っていましたが、筆者の友人の中にはオンラインミーティングをしたことがないという人もいました。それが今やびっくりするくらい一般的になりましたよね。特にZoom社は一気に躍進し、2020年10月～12月期の売上は前年比の370%だったそうです*。「Zoomミーティング」という言葉もすっかり定着しました。 

そこで、今回はアメリカ在住の筆者が、海外とのオンラインミーティングを乗り切る方法についてお話ししたいと思います。「ただでさえ、英語のミーティングは緊張するのに画面越しって…」とお悩みの方、いきなり英会話が上達するのは無理ですが、ちょっとしたポイントを押さえれば、もう少しリラックスして会議に臨めるかもしれません。とりあえず楽な気持ちで読んでみてください！

*参照：Zoom sees more growth after 'unprecedented' 2020, BBC (外部サイトへ遷移します)

むしろ個性を見せたほうが良い？

みなさん、ビデオ会議の背景はどうしていますか？何もない壁の前に座ったり、仕切りを立てたり、背景用の画像を用意したり、もしくは背景にぼかし加工を入れたりしてますでしょうか。

アメリカだと（海外と言ってもさまざまですが、今回はアメリカを前提に話します）むしろ平凡だとつまらないということで、絵がかかっている壁をバックにしたり、植物が横に飾ってあったり、個性を見せるほうが良いとされています。中には、ロードバイクが趣味で高額な自転車を壁掛けしている人もいました。自然と自転車のことを聞く展開になり、少し打ち解けることができたため、会議自体もオープンな雰囲気で話せました。

極端な例かもしれませんが、アメリカの場合、いきなり本題に入るよりは軽く世間話をしたほうが話しやすい印象を与えます。良い関係を築いていくことを考えると、うまく使うのも手かもしれません。 

最初の挨拶は軽く

進行役の担当者が別にいたとしても、会議に入室した際に軽く挨拶するのは大事です。人数が多い場合でも”Hi, everyone. How’s everyone doing today?”のように、全員に向けて挨拶ができます。日本での「お疲れさまです」に似たやりとりのため、あまり考えずに定例句だと思ってください。

また、会議を始める前に自己紹介する場合、特に指定が無ければ名前と担当業務ぐらいで問題ありません。ここで言う「名前」はファーストネームです。日本だと名字で名乗りますが、それを下の名前に置き換えてみてください。もし他の人が”It’s nice to meet you all.”などちょっとしたコメントを加えていたら、同じように付け加えるのも良いかと思います。 ​​​​​​​

【例】

Hi, I’m Ken. I work with the translation team in Japan. (It’s nice to meet you all.)

相づちをちゃんと打つ

日本だといちいち相づちを打っていたらうっとうしいと思われるかもしれませんが、「空気を読む」「一を聞いて十を知る」という文化が存在しないアメリカでは相づちはコミュニケーションの一環です。特に人数が少ない会議では有効です。ビデオ会議の場合は表情が見えづらく、相手がどういう姿勢で聞いているか分からないため、簡単でも言葉を添えて相づちという確認を行うことは重要です。至ってシンプルなことですが、少し意識するだけでかなりスムーズに進行すると思います。

「でも相づちに使う言葉ってそんなにある？」と思った方、アメリカ人は褒めることが大好きで賛同を表明する言葉がたくさんありますのでご安心ください。これらは”Yes”や”OK”と同じように使えますので、いくつかご紹介します。 

ただ、もちろん言うまでもないかと思いますが、同意しない場合は使うと誤解を与えますのでご注意ください。あくまで内容に問題がなく、話を円滑に進めたいときに使う言葉となります。 

その場で聞けることは聞く

上記の相づちに繋がる話ですが、もし何か「違う」と思ったり、不明点があったりした場合はうやむやにせず、ちゃんとその場で聞きましょう。アメリカ人はミーティングを「物事を決める場」として捉えているため、「では、また後でメールで…」なんて流れにはなりません。実際に話している時間に重きを置いていて、その場を有効活用したいと考えているため、後回しにすることで「話が違うじゃないか」という展開になりかねません。アメリカでは「意思を表明しない」＝「意見がない」ということになるため、何か気になったら勇気を持って聞いてみましょう！ 

最後にまとめる＆繰り返す

議事録を取ったり、会議を録画したりするかもしれませんが、ビデオ会議だと通信環境の不具合や、話がかぶって一部が聞こえないという問題が付き物です。対面式の会議でも言えることですが、オンラインミーティングを終える前に「決まったこと」や「次に必要なアクション」をまとめて、そして繰り返すことが大事です。これは信頼関係の構築にも非常に有効です。実際に会っていれば、最後に握手したり、お礼を言ったりして、他の行動を添えることで相手との距離を縮めることも可能ですが、オンラインだと難しいので、相づちと同じでこういった言葉での確認は有効なツールです。 

笑顔を忘れずに

これもリアルでもオンラインでもどの時にでも言えることですが、笑顔を見せることは非常に大切です。特にアジア系の人は表情が硬い、感情が分かりづらいと思われがちです。画面越しでもあっても、笑顔を忘れないように心がけましょう。 

まとめ

今回は海外とのオンライン会議を乗り切る方法について、すぐにでも実践できるポイントをご紹介しました。対面で会議を行うときにも使えるポイントですので、ぜひご活用ください。

川村インターナショナルでは、オンライン会議の通訳にも対応しています。逐次通訳、同時通訳など目的に合った通訳のご提案や、どのビデオ会議ツールと通訳の相性が良いかなどのご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。 

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