コストや納期を減らせるかも！翻訳会社が見積作成時に気を付けているポイント
翻訳会社では、様々な形式のファイルに対して見積を行っています。無駄なテキストやページを対象に含まないよう、確認すべき仕様について日々気をつけて対応をしています。
そこで今回は、各ファイルにおいてどのようなポイントに気をつけて見積を行っているかをご紹介します。どの範囲が見積対象であるか不明瞭な場合、不要な箇所が見積に含まれてしまう可能性があります。不要な翻訳料金や作業の発生を抑えるため、見積を依頼される前のご確認として本記事を参考にしていただければ幸いです。
今回はAdobe社製とMicrosoft社製のオフィス用ファイルを中心にご紹介します。
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チラシやポスター、カタログまで何でもこなす、Indesign
まず、Indesignファイルで気をつけたいのは、ページの範囲外にテキストが記載されていることがある点です。
PDFを同封していただく場合が多いですが、PDF上にはページ範囲外のテキストが表示されません。中身はドラフト版のテキストや、デザイナーの方のメモ書きが残っている場合が多いです。
以下の画像のようにページ外に配置されているため、見積作成の際に見過ごしてしまう危険があります。このようなページ範囲外のテキストが作業対象外である場合は、あらかじめ見積に出す前に削除されていると、余分なテキストが取り込まれるということはなくなります。
また、jpgやpng等の画像がIndesign上にリンクされている場合があります。その場合、Indesignファイルを翻訳ツールに取り込んでも画像内のテキストが取り込まれません。
画像内のテキストも翻訳が必要な場合は、別のファイルに対象のテキストを文字起こしする必要がでてきます。その際に文字起こしの費用と作業工程が別途かかるため、画像が多い場合は注意が必要です。あらかじめ、Indesignを作成する段階でテキストボックスにより画像上にテキストを貼っておくと、全てのテキストが取りこぼしなく翻訳対象として含まれます。
また、Indesign上にリンクされている画像が依頼時に提供されていないという場合も多くあります。そのため、DTP（Desktop Publishing／レイアウト）作業時に画像の不足が発覚し、初稿で納品するPDFファイル上では画像が空白になる箇所がでてしまうことがあります。結果、最終的な納品までの時間が延びてしまうことがあるため、不足のものがないかあらかじめご確認いただくのが良いと思います。
簡単には編集させません、PDF
PDFファイルは基本的にそのままの状態では翻訳ツールに取り込まず、一旦Wordファイルに変換してから取り込み翻訳を行います。変換の際に気をつけているのは、Wordにするとテキストが文の途中で改行されることがあるため、変換後に改行を直す作業が発生する場合があるということです。段組みが多いものや、画像の上にテキストが配置されている場合などでは改行も不適切な位置に入ることが多くなり、その分の改行修正費用がかかります。
また、PDFで一番手間がかかるのは、スキャンされたPDFファイルを取り扱う場合です。Wordファイルに変換してもテキスト自体が画像として認識される場合が多く、一からファイルの全てのテキストを文字起こしする場合があります。費用や時間もかかることはもちろん、分量が多いと文字起こしでのミスが発生し、品質にも悪影響を及ぼす要因となります。
そのため、可能であれば元のPDFファイルを提供していただくことをおすすめします。
文章といったらまずこれ、Word
Wordファイル上で気をつけているのは、コメントが入っている場合です。指示をいただいていないと作業対象なのかそうでないのかが分かりません。気づかないままコメントを取り込んでしまうと想定よりも分量が増えてしまう場合があります。
また、事前にハイライト等の処理を行っていただき、それらの箇所は作業対象外にして欲しいという指示をいただく場合があります。このような場合にWordで便利なのが、作業対象外のテキストに対して隠し文字設定を行うことです。こうすることで、翻訳ツールに取り込む際に翻訳対象として認知されません。確実に原文のママにしておくことが可能なため、ハイライトよりもおすすめします。
プレゼンテーションの友、PowerPoint
こちらもコメントが取り込まれてしまう場合があるため、翻訳会社に出す前に確認していただくのが良いと思います。
また、よくありますがノート部分が翻訳対象なのかもあわせて指示していただくのが良いと思います。スライド部分のみを翻訳してほしい場合でも、ノート部分に大量のテキストが記載されていると想定外の金額が発生する可能性があるため、ノート部分は注意しておいていただければと思います。
さらに、グラフをリンクで設定している場合も注意が必要です。リンクが設定されているExcel内のテキストも取り込まれてしまいます。翻訳が必要なのはグラフの凡例のみの場合でも、Excel内の全てのテキストが取り込まれることがあるため、提出される前にリンクの設定を変更するか、不要なテキストを削除していただくのが良いと思います。
まとめ
このように、ご紹介したポイントに気をつけながら、お客様の不利益にならないよう留意して見積を行っています。
もし今後弊社に見積をご相談いただける機会がありましたら、ぜひ上記のポイントを思い出してみてください。より正確に、より効率的に案件を進めることができると思います。
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